Ce document référence la méthode de travail entre MiTek Services et le client sur les projets de production.
Outils utilisés :
· TeamWork : Envoyer les projets
· MiTek Optics : Suivi et réception des projets
· Teams : Réunion hebdomadaire en visioconférence
Table des matières
MiTek Services – Client : Organisation de travail
a. Dans la boite de reception Inbox
Astuces sur Outlook : Renommer les adresses pour les mémoriser (exemple avec Client 1)
2. Création du projet sur Optics (MiTek Services)
a. Renseignement des informations
3. Informations du projet (MiTek Services)
4. Réalisation du projet (MiTek Services)
c. Notifications du projet terminé
5. Correction du projet (Client)
a. Possibilité 1 : Le projet est correct validé
b. Possibilité 2 : Le projet est incorrect et à modifier
7. Astuces d’utilisation du tableau de bord (TOUS)
1. Envoi du projet (Client)
L’envoi du projet se fera par mail. Le mail contient les pièces jointes (tous les éléments nécessaires tel que les plans PC, le devis … etc). Le mail peut contenir également des informations généralistes pour donner une indication du projet aux techniciens de MiTek Services.
a. Dans la boite de reception Inbox
Le destinataire de ce mail est à récupérer dans le tableau de bord, puis « Voir les adresses mails ». Prendre la première.
Cela permet de créer une « tâche » sur TeamWork, allant dans « Inbox ». Cette tâche doit ensuite être classifiée afin dans les bonnes listes de tâches pour une meilleure visibilité. Pour ce faire, il suffit de faire glisser la tâche en question vers le répertoire souhaité.
b. Dans une liste de tâche
Chaque Liste de tâche a sa propre adresse pour envoyer le projet directement dans cette dernière.
Récupération de l’adresse :
La copier, puis l’envoyer à cette nouvelle adresse :
La tâche arrivera directement dans le répertoire « Client 1 » sans avoir à la déplacer au préalable.
Astuces sur Outlook : Renommer les adresses pour les mémoriser (exemple avec Client 1)
Toutes les adresses mail sont mémorisables à partir d’Outlook.
Pour ce faire :
· (1) : Aller dans Contacts
· (2) : Nouveau Contact
· (3) : Rentrer les informations avec l’adresse mail de « Client 1 », et renommer l’adresse comme souhaité dans « Afficher Comme ».
· (4) : Enregistrer & Fermer
Lors du prochain envoi, il ne sera pas nécessaire de taper l’adresse mail complète, mais uniquement Serv… pour qu’Outlook propose l’adresse
2. Création du projet sur Optics (MiTek Services)
a. Renseignement des informations
Le technicien créera le projet sur MiTek Optics.
Pour ce faire, se connecter à MiTek Optics via www.mitekoptics.com et accéder à son compte.
Ensuite, indiquer :
· La référence : Numéro de gestion interne (ex. 12345)
· Le nom du projet : client final (ex. NomDuProjet)
· Indiquer le type de client
o Nouveau : nouveau client non référencé dans la base de données d’Optics
o Existant : Client déjà renseigné auparavant
· Coordonnées du projet (CP, ville, pays)
b. Création du nouveau client
Lors de la création d’un projet, si le client est existant, il suffit de sélectionner “Existant”, et de venir sélectionner le bon parmi la liste.
Par contre, si le client n’existe pas, il faudra choisir « Nouveau », puis renseigner les informations.
La partie « Notes » permettra d’indiquer les spécifications du client concerné.
Cliquer sur « Créer » créera le client définitivement dans la base de données, et également le projet.
3. Informations du projet (MiTek Services)
Optics se décomposent en 2 catégories, les articles de vente pour la partie chiffrage, et la partie production pour les projets à fabriquer.
Dans cette même partie « Vente », il faut renseigner :
· Les assignations (« Assigne à » et « Deviseur ») (1)
« Assigner à » indique qui doit porter une action sur le projet, tandis que le « Deviseur » indique qui à réaliser le projet complet.
· Les notes à comprenant le lien menant vers le projet sur TeamWork (2)
· Le statut à Cocher « Devis envoyé » et « Commandé » pour terminer la partie « Vente » (3)
· La date souhaitée à Date à laquelle le projet doit être terminé (4)
· Les plans à Mettre les plans de permis de construire + le devis dans les pièces jointes (5)
· Cliquer sur Sauver
Aperçu du tableau de bord :
4. Réalisation du projet (MiTek Services)
a. Synchronisation
Quand le projet est terminé, les sorties seront enregistrées dans un fichier « .ZIP » contenant les plans de pose, plans de fabrication, fichier Pamir … etc. Ce fichier sera mis dans les pièces jointes du projet accompagné des plans de permis de construire ainsi que du devis.
b. Nouveau statut
Dans les articles de production, le statut devient « calculé », indiquant que le projet est terminé du côté de MiTek Services.
c. Notifications du projet terminé
Afin de notifier que le projet est terminé, le technicien écrira un commentaire sur TeamWork
Ce commentaire, écrit sur la tâche concernée, indiquera que le projet a bien été terminé, synchronisé sur MiTek Optics puis engendrera une notification par mail.
Cet espace permettra également de poser une question dans le cas d’une information manquante, ou autre.
d. Ré-assignation du projet
Puisque le projet sera à contrôler, il faudra assigner de nouveau le projet à la personne concernée dans les articles de vente.
Aperçu du tableau de bord :
5. Correction du projet (Client)
Le correcteur pourra donc télécharger le projet depuis les pièces jointes et contrôler ce dernier.
a. Possibilité 1 : Le projet est correct validé
Le projet peut être « Fermé » dans les articles de production, puis réassigné à Jean-Pierre dabs les articles » de vente.
b. Possibilité 2 : Le projet est incorrect et à modifier
i. Partie Client
Le contrôleur réassigne le projet au deviseur (MS dans l’exemple).
Ajoute uniquement le statut « A modifier »
Puis ajoute un commentaire sur TeamWork en cliquant sur le lien HTML depuis le tableau de bord.
↓
NOTA : Penser à notifier les bonnes personnes
i. Partie MiTek Services
Le technicien met à jour le projet, refait les sorties …
Une fois mis à jour, il réécrira un commentaire indiquant que le projet a été mis à jour, l’assignera de nouveau à la bonne personne, et remettra le statut en « Calculé ».
6. Projet terminé (Client)
Une fois validé, mettre le statut « Fermé » sur Optics et terminer la tâche sur TeamWork.
Cette action archivera le projet pour une durée de 2 mois. A tout moment elles peuvent être désarchivées.
Les éléments sur Optics sont toujours conservés.
7. Astuces d’utilisation du tableau de bord (TOUS)
Le tableau de bord est entièrement personnalisable et modulable
Les filtres permettent d’afficher uniquement les projets filtrés.
Par exemple :
· Les projets qui me sont assignés (que je dois faire ou corriger ou mettre à jour …)
· L’état des projets faits, à modifier …
En plus des filtres, la classification est possible par ordre croissant ou décroissant :
- Ordre alphabétique ou inverse pour les lettres
- Du plus récent au plus anciens pour les date
Le sens de la flèche à côté du titre indique dans quel sens est la classification.
